La gestion de vos campagnes d’alternance et de stages : une organisation clé qui s’anticipe

Dans un marché où la concurrence pour recruter des jeunes talents est plus forte que jamais, la réussite de vos campagnes d’alternance repose sur une organisation rigoureuse et une anticipation maîtrisée. Aujourd’hui, recruter un alternant ou un stagiaire demande autant d’efforts que pour un poste en CDI, notamment lorsque l’entreprise gère plusieurs dizaines ou centaines de candidatures à la fois.

Externaliser la gestion de vos campagnes d’alternance vous permet de gagner en efficacité, d’assurer une meilleure expérience candidat et de libérer vos équipes RH des tâches chronophages.

Un contexte favorable, mais de plus en plus exigeant

Selon les dernières données publiées par la DARES en février 2025, 878 900 contrats d’apprentissage ont débuté en 2024 dans les secteurs privé et public, soit +3% par rapport à 2023.

Au 31 décembre 2024, 1 042 500 contrats d’apprentissage étaient en cours, marquant ainsi une nouvelle progression du dispositif (+3% en un an).

L’apprentissage s’impose donc durablement comme un levier majeur de l’emploi et de la formation en France. Le dispositif se stabilise après plusieurs années de croissance à deux chiffres : la dynamique reste positive, mais tend vers une phase de maturité.

Par ailleurs, les données montrent que 15 700 apprentis en situation de handicap ont signé un contrat en 2024 (+12% en un an), représentant 2% de l’ensemble des nouveaux contrats. Leur âge moyen est de 26 ans (contre 21 ans pour l’ensemble des apprentis) et 61% d’entre eux suivent une formation de niveau bac ou inférieur — des chiffres qui traduisent une ouverture plus inclusive du dispositif.

Enfin, la DARES souligne que pour les contrats commencés en 2023, 22% ont été rompus au cours des neuf premiers mois, contre 17% pour ceux démarrés en 2019. Cette donnée illustre la nécessité d’un suivi renforcé et d’une expérience apprenante bien structurée pour limiter les ruptures précoces.

Une gestion de campagne de plus en plus complexe

Depuis plusieurs années, l’alternance a le vent en poupe et il est désormais aussi difficile de recruter un alternant ou un stagiaire qu’un collaborateur en CDI.
La multiplication des programmes d’alternance dans les écoles de commerce et d’ingénieurs, y compris les plus prestigieuses, accentue la concurrence entre entreprises pour attirer les meilleurs profils.

Face à ce volume croissant d’étudiants alternants, piloter une campagne d’alternance peut rapidement devenir un véritable défi organisationnel.

Les équipes RH doivent jongler avec de nombreuses étapes :

• recueil des besoins,

• tri des candidatures,

• coordination avec les managers,

• organisation des entretiens,

• gestion administrative,

• suivi et intégration des nouveaux arrivants.

Autant de tâches qui, cumulées, représentent un projet à part entière et nécessitent une mobilisation constante des ressources internes.

Gérer une campagne de recrutement de plus de 100 alternants est un défi quotidien, tant en termes de charge de travail que de maintien de la motivation des équipes RH.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent aujourd’hui d’externaliser tout ou partie de leur campagne d’alternance ou de stage, afin de recentrer leurs équipes sur leurs missions à plus forte valeur ajoutée et gagner en efficacité opérationnelle.

Pourquoi externaliser vos campagnes d’alternance ?

La gestion des campagnes d’alternance implique bien plus que la simple diffusion d’offres. Entre le recueil des besoins, la présélection, la coordination avec les managers et le suivi des dossiers, il s’agit d’un processus complexe, souvent sous-estimé.

Les principaux bénéfices de l’externalisation :

• Gérer les pics d’activité sans stress
  Bénéficiez d’une équipe dédiée pour absorber le volume de candidatures pendant les campagnes massives.

• Accéder à un réseau étendu d’écoles et de CFA
  Profitez du réseau de votre partenaire et de solutions de retargeting ciblées pour maximiser la visibilité de vos offres.

• Optimiser la collaboration interne
  Les managers sont impliqués dans un mode projet clair et outillé, favorisant la rapidité et la qualité des décisions.

• Améliorer l’expérience candidat
  Grâce à une gestion fluide des candidatures et à des retours systématiques, vous valorisez votre marque employeur.

• Simplifier la gestion administrative
  Votre prestataire maîtrise les démarches auprès des OPCO et digitalise le suivi des contrats.

Externaliser vos campagnes d’alternance, c’est libérer vos RH du pilotage opérationnel tout en garantissant un flux continu de candidats qualifiés.

Quand démarrer votre campagne d’alternance ? 

Les campagnes d’alternance doivent être bouclés fin août afin de démarrer l’onboarding des candidats sélectionnés courant septembre. À partir de ce constat, nous vous invitons à commencer à réfléchir à votre projet à compter d’octobre précédent le mois de démarrage : soit presqu’un an à l’avance.

Si votre service achat entre dans la boucle, ce timing sera idéal. En revanche, si seul votre service Ressources Humaines est décisionnaire, vous pouvez probablement attendre janvier. Mais là encore, seul vous avez connaissance de votre capacité à décider rapidement ou non.  

Quelle que soit votre organisation interne, il est primordial de ne pas sous-estimer le temps de mise en place du mode projet. En effet, selon la taille de votre campagne d’alternance et le nombre de managers à mobiliser, il sera indispensable de définir une méthodologie de travail et d’interactions entre les équipes, de former les parties-prenantes et de superviser les premiers mois de mise en place afin de faire des réajustements nécessaires pour le succès de l’organisation. Ainsi, un démarrage efficace en moins d’un mois n’est pas envisageable.

De plus, souvenez-vous que l’alternance est en plein développement et que toutes les entreprises lancent leur campagne en même temps. Alors plus vous tardez, moins vous avez de chances de recruter les meilleurs candidats !

En conclusion : 

• Dès octobre : cadrage du besoin, validation budgétaire et choix du prestataire.

• De janvier à mai : sourcing, entretiens, et sélection des candidats.

• De juin à août : finalisation administrative et onboarding.

Combien coûte une campagne d’alternance ? 

Le budget d’une campagne d’alternance varie selon le volume de postes et le niveau d’externalisation souhaité.

Les critères à prendre en compte sont :

• Le nombre de postes à pourvoir et la durée de la campagne,

• Le nombre de parties prenantes impliquées (RH, managers, prestataires externes),

• Les étapes externalisées (sourcing, entretiens, administratif, communication),

• Les outils de suivi et de reporting utilisés,

• Les indicateurs de performance (KPIs) à suivre : taux de conversion, délai de recrutement, satisfaction candidat, etc.

Un prestataire spécialisé vous proposera un devis sur mesure en fonction de ces paramètres et de vos objectifs.

Comment assurer le succès de vos campagnes d’alternance ?

1. Définir une méthodologie claire

Structurez votre campagne autour d’un calendrier précis et d’outils collaboratifs partagés entre RH, managers et prestataires.

2. Mobiliser les bonnes parties prenantes

Impliquez les managers dès le début pour garantir la cohérence entre les besoins opérationnels et les profils recherchés.

3. Offrir une expérience candidat soignée

La qualité du suivi et de la communication avec les candidats influence directement la réputation de votre entreprise.

4. Mesurer et ajuster

Suivez vos indicateurs (délai moyen de recrutement, taux de satisfaction, taux de rétention) pour améliorer chaque campagne.

Conclusion : faites de vos campagnes d’alternance un levier stratégique

Bien pilotée, une campagne d’alternance devient un véritable outil de développement de vos talents futurs. En confiant tout ou partie de votre projet à un prestataire spécialisé, vous gagnez en performance, en agilité et en attractivité.

Anticipez dès maintenant vos besoins pour la prochaine rentrée et construisez une stratégie d’alternance durable.